INBETRIEBNAHMEPLANUNG
Wir planen mit Ihnen, für Sie – von der Vision bis zur Inbetriebnahme.
Während der Planungs- und Ausführungsphasen wurden zahlreiche betriebskonzeptionelle Überlegungen gemacht, welche es im Rahmen der Inbetriebnahmephasen auf den künftigen Betrieb umzusetzen gilt.
Die Verfeinerung der betriebsorganisatorischen Überlegungen sowie deren Realisierung im Rahmen der Betriebsaufnahmen sind aber aus mehreren Gründen schwierig:
Die betroffenen Nutzer müssen sich (nach den überholten räumlich-betrieblichen Verhältnissen in den Altbauten) in einer baulich, technisch und organisatorisch neuen Umgebung zurechtfinden. Sie müssen sich mit den neuen Verhältnissen vertraut machen und allfällige neue Organisationsstrukturen umsetzen.
Meist müssen die Betriebsstellen zur Erfüllung des Leistungsauftrages unterbruchsfrei in Betrieb bleiben und allenfalls übergangsweise sogar am alten und am neuen Ort parallel funktionieren.
Um einen reibungslosen Umstellungsprozess und eine nahtlose Betriebsaufnahme zu gewährleisten, sind eine systematische und zeitgerechte Planung sowie eine detaillierte Vorbereitung der Betriebsaufnahme unumgänglich.
1 Inhalt der Inbetriebnahmephase
Die Inbetriebnahmephase umfasst die folgenden Elemente:
| • | die Inbetriebnahmeorganisation (eigene Projektorganisation für die Inbetriebnahme) |
| • | die Vorbereitung der definitiven Betriebsorganisation (SOLL-Organisation) |
| • | die Inbetriebnahmeplanung |
| • | die Bauübernahme, die Information und Instruktion des Personals sowie die eigentliche Betriebsaufnahme |
Im Einzelnen beinhalten diese Elemente Folgendes:
1.1 Projektorganisation Inbetriebnahme
Für die Inbetriebnahmephase ist eine geeignete Organisation festzulegen. Die Inbetriebnahmeorganisation ist zwischen der Bauprojekt- und der künftigen Betriebsorganisation angesiedelt. Ihr obliegt die Steuerung sämtlicher betrieblicher Aktivitäten im Zusammenhang mit der Betriebsaufnahme sowie die Sicherstellung der Koordination mit der Baufertigstellung.
1.2 SOLL-Organisation (künftige Betriebsorganisation)
Veränderte bauliche Gegebenheiten, neue Aufgaben, vergrösserte Betriebsbereiche usw. bedingen eine Anpassung der Betriebsorganisation. Die IST-Organisation wird nur soweit aufgenommen, als dies für die Inbetriebnahmeplanung notwendig ist.
Die Betriebsorganisation wird üblicherweise in einem Organisationshandbuch festgehalten, das dem Kader als Hilfsmittel zum Aufbau und zur Führung seines Verantwortungsbereiches dient. Es kann wie folgt gegliedert sein:
| • | Gesetzliche Grundlagen |
| • | Führungsgrundsätze |
| • | Personalpolitik |
| • | Organisationsstruktur |
| • | Funktionendiagramm |
| • | Funktionsbeschreibungen |
| • | Unterschriftenregelung |
| • | Informationswesen |
| • | Stellenbesetzungsplan |
| • | Arbeitsanweisungen, Verfahrensregelungen |
| • | Kostenstellen / Kontenplan |
| • | Ablauforganisation mit den wichtigsten betriebsstellenübergreifenden Betriebsabläufen, vor allem im Bereich der Ver- und Entsorgung |
1.3 Inbetriebnahmeplan
Der detaillierte Inbetriebnahmeplan ist das wichtigste Instrument zur Vorbereitung und Führung der Betriebsaufnahme. Er ist (nach Betriebsstellen gegliedert) als detaillierter Terminplan zu gestalten und beinhaltet
| • | alle Bauübernahmen inklusive medizin-technischer Ausstattung und Möblierung |
| • | alle Schulungen, Informationen und Instruktionen des Personals |
| • | alle Probeläufe |
| • | die Fertigstellung der einzelnen Teile der Aufbau- und Ablauforganisation |
| • | die Beschaffung der Verbrauchsgüter |
| • | die Betriebsaufnahme der einzelnen Betriebsstellen |
| • | einen Personaleinsatz- und Personalbeschaffungsplan. |
Der Inbetriebnahmeplan steht in direkter Beziehung zu den entsprechenden Bauterminprogrammen.
1.4 Bauübernahme, Information und Instruktion der Nutzer, Betriebsaufnahme
Vor der Übernahme der einzelnen Betriebsstellen, der technischen Installationen, der medizin-technischen Ausstattung usw. durch die Nutzer erfolgt
| • | eine quantitative und qualitative Kontrolle aufgrund von Unternehmerverträgen, Raumblättern, Ausrüstungslisten etc. |
| • | die Kontrolle der Funktionsfähigkeit und Überprüfung der verlangten technischen Leistungen, beispielsweise aufgrund von Testläufen. |
| • | die Kontrolle der Wartungsverträge und Betriebshandbücher im Rahmen der Kollaudierung (Abnahmeprüfung). |
Das Verfahren für die Behebung allfälliger Mängel nach der Übernahme durch den Betrieb sowie die Behandlung allfälliger Anträge für Projektänderungen sind im Rahmen der Inbetriebnahmeorganisation zu regeln. Resultierende Terminverschiebungen werden im Inbetriebnahmeplan erfasst.
Die Inbetriebnahmeplanung und sämtliche Vorbereitungen zur Betriebsaufnahme kommen bei der Betriebsaufnahme nur zum Tragen, wenn die künftigen Benützer rechtzeitig und genügend über ihre neue Aufgabe informiert und, wenn nötig, geschult werden. Sämtliche Informationsveranstaltungen, Schulungen und Probeläufe sind in den Inbetriebnahmeplan aufzunehmen.
Mit der Betriebsaufnahme werden die umfangreichen Planungs- und Vorbereitungsarbeiten für die Inbetriebnahme abgeschlossen. Falsche und unzweckmässige Arbeitsweisen, die sich infolge Unkenntnis der neuen Gegebenheiten bei der Betriebsaufnahme ergeben, müssen sofort korrigiert werden. Später ist unter Umständen eine Umstellung mit grösseren Schwierigkeiten verbunden. Aus diesem Grund muss sich die Leitung der Health Care Institution in der ersten Zeit nach der Betriebsaufnahme in besonderem Masse der Überprüfung und allfälligen Anpassung der Organisationsmittel annehmen.
2 Zielsetzung
Im Rahmen der Inbetriebnahmephase sollen folgende Ziele erreicht werden:
| • | Definitive Festlegung der künftigen Betriebsorganisation mit |
| - | Organigramm | |
| - | Funktioneller Gliederung nach Betriebsstellen und Verantwortlichen pro Betriebsstelle | |
| - | Stellenplan |
| • | Sofern nötige Darstellung der korrespondierenden Angaben für die heutige Organisation (insbesondere die funktionelle Gliederung und die Verantwortlichen pro Betriebsstelle) |
| • | Planung der Inbetriebnahme, sodass der Versorgungsauftrag der Health Care Institution jederzeit gewährleistet bleibt. Dazu werden benötigt: |
| - | eine eigene Projektorganisation für die Inbetriebnahmephase | |
| - | ein Terminprogramm (Inbetriebnahmeplan) für a) die Betriebsaufnahme b) die Bauübernahme c) die Bauabnahmen und die Baufertigstellung |
Der Beizug einer externen Beraterfirma gewährleistet
| • | eine objektive Projektleitung, welche Erfahrungen aus der Inbetriebnahmeplanung anderer Health Care Institutionen einbringen kann |
| • | eine gezielte Entlastung der beteiligten Verantwortlichen |
| • | eine umfassende, betriebsstellenübergreifende Koordination |
3 Unsere Leistungen
3.1 Projektorganisation Inbetriebnahme
| • | Beratung und Mitarbeit bei der Erstellung der Projektorganisation für die Inbetriebnahmephase mit |
| - | Organigramm | |
| - | Aufgaben und Kompetenzen der beteiligten Instanzen und Stellen | |
| - | Übernahmeorganisation durch den Betrieb, Ablauf und Aufgaben der Beteiligten | |
| - | Regelungen bei Anträgen für Projektänderungen nach der Übernahme, Mängelbehebungen |
| • | Führung oder Begleitung von Arbeitsgruppen |
| • | Terminüberwachung |
| • | Mitarbeit bei der Gestaltung der Arbeitsmittel wie Listen, Tabellen, Checklisten, Terminprogramme etc. |
| • | Mitarbeit bzw. Durchführung der Koordination zwischen «Betrieb» und «Bau» |
3.2 Betriebsorganisation
3.2.1 IST-Organisation (soweit für die Inbetriebnahme relevant)
| • | Mitarbeit bei der Aufnahme der |
| - | Funktionellen Gliederung | |
| - | Liste der Betriebsstellenverantwortlichen | |
| - | Raumzuteilungen etc., soweit dies für die Inbetriebnahmeplanung notwendig ist. |
3.2.2 SOLL-Organisation (künftige Betriebsorganisation)
| • | Mitarbeit bei der Erarbeitung der definitiven SOLL-Organisation: |
| - | Erarbeitung der Organisationskonzepte mit Führungsstruktur, Organigramm, Kompetenz- und Unterstellungsbereichen etc. | |
| - | Aktualisierung resp. Erarbeitung der Funktionellen Gliederung als Grundlage für die SOLL-Organisation | |
| - | Mitarbeit bei der Ermittlung des künftigen Personalbedarfs (SOLL-Stellenplan) | |
| - | Ermittlung des Ausbildungsbedarfs des Personals und Mitarbeit bei der Planung entsprechender Massnahmen |
| • | Mitarbeit bei der Erstellung der inbetriebnahmerelevanten Daten für jede Betriebsstelle: |
| - | Welche baulichen und betrieblichen Mittel (Einrichtungen, Geräte etc.) sind gemäss Plan vorgesehen? (Verwendung bestehender Raumblätter) | |
| - | Welche Materialien, Einrichtungen, Geräte und Anlagen werden aus der bestehenden Health Care Institution mitgenommen? | |
| - | Sind Änderungen bei der geplanten Raumzuteilung nötig? | |
| - | Wo liegt die jeweilige Betriebsstelle, welche Räume werden frei, welche anderen Betriebsstellen sind von ihr abhängig? | |
| - | Werden spezielle Mittel für den Umzug benötigt (Personal, Transportmittel etc.)? | |
| - | Welche personellen Ressourcen stehen für die Inbetriebnahmephase zur Verfügung? | |
| - | Ist ein Betriebsunterbruch möglich oder ist ein Parallelbetrieb erforderlich? |
3.3 Inbetriebnahmeplan
Mitarbeit bei der Erarbeitung des Inbetriebnahmeplans, ausgehend von der geplanten Fertigstellung des Baus resp. der einzelnen Bauteile. Der Inbetriebnahmeplan beantwortet u.a. folgende Fragen:
| • | Welche Betriebsstelle muss den neuen Betrieb wann aufnehmen (unterbruchslose Erfüllung des medizinischen Leistungsauftrages)? |
| • | Welche Übernahmephase ist notwendig für Probeläufe, Schulung des Personals, Einrichtungen, Bestückung, Verbrauchsmaterialien? |
| • | Welche Rückschlüsse sind zu ziehen für die vorgesehene Bauübernahme durch den Betrieb bzw. das Baufertigstellungsprogramm? |
| • | Mitarbeit bei der Festlegung der Konsequenzen aus dem Inbetriebnahmeplan |
| • | zeitabhängiger Ressourcenbedarf (Personal, Verbrauchsmaterial etc.) |
| • | Zusatzarbeiten (Installation / Inbetriebnahme weiterverwendeter Anlagen und Geräte, Montagen etc.) |
| • | Mitarbeit bei der Lösung allgemeiner Probleme wie Inbetriebnahmeunterstützung etc. |
3.4 Dokumentation
Erstellung einer Dokumentationsmappe für die Betriebsstellenverantwortlichen, welche sämtliche notwendigen Inbetriebnahmeunterlagen enthält wie Pläne, Termine, Schulung, Organisationskonzepte etc.